Persónuverndarstefna

Heyrðu veitir almenna og sérhæfða heyrnarþjónustu. Eftirlit með heyrn tónlistarfólks, meðferðir við eyrnasuði (Tinnitus), heyrnarþjónusta við fyrirtæki og stofnanir og fyrirlestrar er tengjast heyrnarforvörnum er stór hluti af starfsemi fyrirtækisins. Sala á heyrnartengdum búnaði s.s. heyrnartækjum og heyrnarvörnum er hluti af starfsemi fyrirtækisins. Innan fyrirtækisins er einnig unnið vísindastarf á sviði heyrnar, jafnvægis og eyrnasuðs oft í samstarfi við innlenda og erlenda háskóla og sérfræðinga.

Persónuvernd er mikilvæg í allri starfsemi Heyrðu og felur meðal annars í sér að starfsmenn virða mannhelgi allra sem til fyrirtækisins leita eða þar starfa.

Til að geta veitt sem besta þjónustu er nauðsynlegt að skrá og vinna ýmsar persónu- og heilsufarstengdar upplýsingar. Rík áhersla er lögð á að við meðferð slíkra upplýsinga sé þagnarskylda og friðhelgi einkalífs virt og að upplýsingar séu varðveittar með öruggum hætti.

Í meðfylgjandi persónuverndarstefnu sem fyrirtækið hefur sett sér má sjá í hvaða tilgangi upplýsingum er safnað frá skjólstæðingum og starfsmönnum, hvaða upplýsingum er safnað, hvernig þær eru varðveittar, hvert þeim er miðlað og hvernig öryggis þeirra er gætt. Einnig má sjá hver réttur einstaklinga er gagnvart eigin upplýsingum.

Persónuupplýsingar

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að tengja eða rekja til tiltekinna einstaklinga á beinan jafnt sem óbeinan hátt. Það gæti verið í rituðum texta, rafrænu upplýsingakerfi eða á mynd. Dæmi um þetta er nafn, kennitala, heimilisfang, netfang og heilbrigðisgögn af ýmsu tagi. Fyrir starfsmenn næði þetta m.a. til starfsaldurs, launaupplýsinga, viðveru- og fjarvistaupplýsinga, veikinda, orlofs og vinnutíma. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

Margvísleg skráning upplýsinga er nauðsynleg, bæði vegna þeirrar þjónustu sem fyrirtækið veitir og vegna reksturs þess. Án þessarar skráningar væri ekki unnt að veita þá gæðaþjónustu sem skjólstæðingar fyrirtækisins búast við að fá eða að stjórna starfseminni á skilvirkan hátt. Undir hugtakið vinnsla fellur öll notkun persónuupplýsinga, s.s. söfnun, skráning, varðveisla, miðlun og eyðing.

Um hverja vinnur fyrirtækið persónuupplýsingar

Heyrðu vinnur persónuupplýsingar um skjólstæðinga, starfsfólk og viðskiptavini. Einnig eru vistaðar upplýsingar varðandi einstaklinga sem eiga í samskiptum við fyrirtækið og ýmsa tengiliði lögaðila.

Öll vinnsla persónuupplýsinga er í samræmi við þá persónuverndarlöggjöf sem gildandi er hverju sinni. Vinnslan fer ávallt fram í skýrum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og er þess gætt að upplýsingarnar séu viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er.

Hvaða persónuupplýsingar vinnur fyrirtækið og af hverju

Heyrðu vinnur upplýsingar um framangreinda flokka einstaklinga, bæði almennar og viðkvæmar. Aðeins er safnað upplýsingum sem taldar eru nauðsynlegar og viðeigandi hverju sinni.

Fyrirtækið vinnur persónuupplýsingar til þess að geta sinnt þeirri þjónustu sem það veitir og til að uppfylla þær skyldur sem á því hvíla lögum samkvæmt. Veiting heyrnartengdar þjónustu ber þar hæst og er vinnsla heilbrigðisupplýsinga um einstaklinga því nokkuð umfangsmikil.

Persónuupplýsingum er einnig safnað á grundvelli samningssambanda, m.a. við starfsfólk eða aðila sem veita utanaðkomandi þjónustu, sem og í öryggis- og eignavörsluskyni.

Réttur hins skráða

Skráðir einstaklingar eiga rétt á að vita hvaða upplýsingar eru skráðar um þá hjá fyrirtækinu og að fá aðgang að þeim. Þeir eiga einnig rétt á að láta leiðrétta rangar upplýsingar og takmarka vinnslu þeirra.

Byggist vinnsla persónuupplýsinga á samþykki hins skráða, þá er ávallt hægt að afturkalla það.

Trúnaður

Hjá Heyrðu er lögð rík áhersla á að trúnaðar gagnvart persónu- og heilbrigðisupplýsingum sé gætt á öllum tímum. Allt starfsfólk fyrirtækisins er bundið þagnareið og hefur þannig skuldbundið sig til þess að gæta fyllsta trúnaðar. Brot á slíku er tekið mjög alvarlega. Réttur allra skjólstæðinga fyrirtækisins sem og starfsmanna þess til trúnaðar er bundinn lögum um persónuvernd.

Varðveislutími

Varðveislutími gagna er samkvæmt lögum og reglum um sjúkraskrár og bókhaldsgögn.

Miðlun

Heyrðu miðlar persónuupplýsingum til ýmissa aðila í samræmi við þær lagaskyldur sem á því hvíla. Má þar nefna Sjúkratryggingar Íslands og Landlæknisembættið. Þá kann miðlun persónuupplýsinga að fara fram á grundvelli samnings við fyrirtækið, þar á meðal eru þjónustusamningar við aðila sem sinna þjónustu við tölvu- og upplýsingakerfi og lækningatæki. Loks getur miðlun farið fram á grundvelli upplýsts samþykkis þess einstaklings sem á í hlut.

Þegar fyrirtækið gerir samninga við utanaðkomandi aðila sem fela í sér miðlun persónuupplýsinga er ávallt að því gætt að þeir geti tryggt öryggi upplýsinganna.

Öryggi

Heyrðu stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga og þagnarskyldu. Vinnsla upplýsinga og tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir eru viðhafðar og í samræmi við upplýsingaöryggisstefnu fyrirtækisins.

Ábyrgð og eftirlit

Heyrðu, Sigtúni 42, 105 Reykjavík, kt. 540706-1310 er skilgreindur ábyrgðaraðili upplýsinga sem varðveittar eru hjá fyrirtækinu og ber framkvæmdarstjóri ábyrgð á allri meðferð og vinnslu upplýsinganna.

Fyrirspurnum, beiðnum og kvörtunum tengdum persónuverndarstefnu þessari skal beint til framkvæmdarstjóra Heyrðu á netfangið heyrdu@heyrdu.is

Endurskoðun

Heyrðu getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig fyrirtækið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á stefnu þessari verður slíkt kynnt á heimasíðu fyrirtækisins. Þessi persónuverndarstefna var samþykkt af stjórn Heyrðu þann 01.09.2018. Hún er í samræmi við ný persónuverndarlög, sem lögfesta ákvæði reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálsa miðlun þeirra.

Hægt er að fræðast nánar um persónuverndarlögin á vef Persónuverndar.

Í hvaða tilgangi vinnum við persónuupplýsingar?

Skjólstæðingar

Hjá Heyrðu höfum við að markmiði að veita bestu fáanlegu heyrnarþjónustu sem völ er á. Ef þú ert skjólstæðingur hjá okkur þá er nauðsynlegt að halda sjúkraskrá um þig, þína heilsu og þá meðferð sem við höfum veitt þér eða fyrirhugað er að veita þér. Starfsfólk fyrirtækisins mun þurfa vissar upplýsingar um þig. Þessar upplýsingar eru liður í því að þú fáir bestu þjónustu sem mögulegt er að veita. Sjúkraskrár eru skráðar í hugbúnaðinn NOAH.

Upplýsingar um þig eru fyrst og fremst notaðar til þess að skipuleggja, stjórna og veita þér þjónustu þannig að:

• Þeir starfsmenn sem koma að þinni meðferð hafi nákvæmar og uppfærðar upplýsingar til að geta metið ástand heyrnar þinnar rétt og veitt þér þá meðferð sem þú þarfnast.
• Viðeigandi upplýsingar séu til reiðu ef þú kynnir að þurfa að sækja þér þjónustu hjá þriðja aðila.
• Hægt sé að fylgjast með gæðum þeirrar þjónustu sem þú hefur fengið og bera þau saman við viðurkennda gæðamælikvarða.
• Unnt sé að skoða á skilvirkan hátt hugsanlegar spurningar eða áhyggjur sem kunna að koma fram hjá þér eftir meðferð.

Önnur vinnsla á upplýsingum um þig getur verið:

• Að tryggja að þjónustan sem við veitum uppfylli þarfir skjólstæðinga okkar í dag sem og til framtíðar.
• Tölfræðivinnsla yfir starfsemi og rekstur fyrirtækisins.
• Menntun og þjálfun starfsfólks.
• Vísindarannsóknir, þróun og nýsköpun.
• Útreikningur/mat á fjármögnunarþörf fyrirtækisins.
• Endurskoðun á rekstri og þjónustu fyrirtækisins.
• Greining á kvörtunum, lagalegum kröfum og atvikum.

Ef upplýsingar um þig eru notaðar í ofangreindum tilgangi eru nafn þitt og kennitala í flestum tilvikum fjarlægt og þær því orðnar ópersónugreinanlegar. Þetta er gert til að viðhalda friðhelgi þinni og virða trúnað.

Starfsmenn

Við söfnum starfsmannaupplýsingum til að hafa yfirsýn yfir starfsfólk okkar á hverjum tíma. Starfsmannaupplýsingar eru skráðar í bókhalds- og launahugbúnaðinn TOK.

Upplýsingar um starfsmenn okkar eru fyrst og fremst notaðar til þess að skipuleggja og stjórna starfsemi og rekstri fyrirtækisins:

• Að tryggja að þjónustan sem við veitum uppfylli þarfir og öryggi skjólstæðinga okkar í dag sem og til framtíðar.
• Við launaafgreiðslu.
• Tölfræðivinnslu yfir starfsemi og rekstur fyrirtækisins.
• Eftirlit með heilsu, öryggi og vinnuumhverfi starfsmanna.
• Starfsþróun starfsmanna.
• Vísindarannsóknir, þróun og nýsköpun.
• Útreikning/mat á fjármögnunarþörf fyrirtækisins.
• Endurskoðun á rekstri og þjónustu fyrirtækisins.
• Greiningu á atvikum starfsmanna.

Ef upplýsingar um starfsmenn eru notaðar í ofangreindum tilgangi eru nöfn þeirra og kennitölur í flestum tilvikum fjarlægðar og þær því orðnar ópersónugreinanlegar. Þetta er gert til að viðhalda friðhelgi starfsmanna og virða trúnað.

Umsækjendur

Ef þú ert að sækja um starf hjá Heyrðu munu öll innsend gögn frá þér einungis verða notuð við vinnslu starfsumsóknar þinnar eða til að uppfylla lagalega skyldu ef þörf krefur. Heyrðu er ábyrgðaraðili allra gagna sem þú kannt að láta af hendi í tengslum við ráðningarferlið nema annað sé tekið fram.

Upplýsingar um þig eru notaðar til þess að:

• Geta haft samband við þig og unnið frekar með þína umsókn.
• Meta hæfi þitt í auglýst starf.

Við söfnum ekki meiri upplýsingum en þörf er á til þess að uppfylla skilgreindan tilgang okkar með auglýstu starfi.

Aðstandendur

Ef skjólstæðingur tilgreinir aðila sem hans nánasta aðstanda eru skráðar upplýsingar um hvernig hægt er að hafa samband við viðkomandi í sjúkraskrá skjólstæðings.

Viðskiptavinir

Við skráum upplýsingar um viðskiptavini í rekstrar- og bókhaldslegum tilgangi.

• Þeir starfsmenn sem koma að þinni meðferð hafi nákvæmar og uppfærðar upplýsingar til að
  geta metið ástand heyrnar þinnar rétt og veitt þér þá meðferð sem þú þarfnast.
• Viðeigandi upplýsingar séu til reiðu ef þú kynnir að þurfa að sækja þér þjónustu hjá þriðja aðila.
• Hægt sé að fylgjast með gæðum þeirrar þjónustu sem þú hefur fengið og bera þau saman við
  viðurkennda gæðamælikvarða.
• Unnt sé að skoða á skilvirkan hátt hugsanlegar spurningar eða áhyggjur sem kunna að koma
  fram hjá þér eftir meðferð.
  Önnur vinnsla á upplýsingum um þig getur verið:
• Að tryggja að þjónustan sem við veitum uppfylli þarfir skjólstæðinga okkar í dag sem og til
  framtíðar.
• Tölfræðivinnsla yfir starfsemi og rekstur fyrirtækisins.
• Menntun og þjálfun starfsfólks.
• Vísindarannsóknir, þróun og nýsköpun.
• Útreikningur/mat á fjármögnunarþörf fyrirtækisins.
• Endurskoðun á rekstri og þjónustu fyrirtækisins.
• Greining á kvörtunum, lagalegum kröfum og atvikum.
  Ef upplýsingar um þig eru notaðar í ofangreindum tilgangi eru nafn þitt og kennitala í flestum tilvikum
  fjarlægt og þær því orðnar ópersónugreinanlegar. Þetta er gert til að viðhalda friðhelgi þinni og virða
  trúnað.
  Starfsmenn
  Við söfnum starfsmannaupplýsingum til að hafa yfirsýn yfir starfsfólk okkar á hverjum tíma.
  Starfsmannaupplýsingar eru skráðar í bókhalds- og launahugbúnaðinn TOK.
  Upplýsingar um starfsmenn okkar eru fyrst og fremst notaðar til þess að skipuleggja og stjórna
  starfsemi og rekstri fyrirtækisins:
• Að tryggja að þjónustan sem við veitum uppfylli þarfir og öryggi skjólstæðinga okkar í dag sem
  og til framtíðar.
• Við launaafgreiðslu.
• Tölfræðivinnslu yfir starfsemi og rekstur fyrirtækisins.
• Eftirlit með heilsu, öryggi og vinnuumhverfi starfsmanna.
• Starfsþróun starfsmanna.
• Vísindarannsóknir, þróun og nýsköpun.
• Útreikning/mat á fjármögnunarþörf fyrirtækisins.
• Endurskoðun á rekstri og þjónustu fyrirtækisins.
• Greiningu á atvikum starfsmanna.
  Ef upplýsingar um starfsmenn eru notaðar í ofangreindum tilgangi eru nöfn þeirra og kennitölur í
  flestum tilvikum fjarlægðar og þær því orðnar ópersónugreinanlegar. Þetta er gert til að viðhalda
  friðhelgi starfsmanna og virða trúnað.
  Umsækjendur
  Ef þú ert að sækja um starf hjá Heyrðu munu öll innsend gögn frá þér einungis verða notuð við vinnslu
  starfsumsóknar þinnar eða til að uppfylla lagalega skyldu ef þörf krefur. Heyrðu er ábyrgðaraðili allra
  gagna sem þú kannt að láta af hendi í tengslum við ráðningarferlið nema annað sé tekið fram.
  Upplýsingar um þig eru notaðar til þess að:
• Geta haft samband við þig og unnið frekar með þína umsókn.
• Meta hæfi þitt í auglýst starf.
  Við söfnum ekki meiri upplýsingum en þörf er á til þess að uppfylla skilgreindan tilgang okkar með
  auglýstu starfi.
  Aðstandendur
  Ef skjólstæðingur tilgreinir aðila sem hans nánasta aðstanda eru skráðar upplýsingar um hvernig hægt
  er að hafa samband við viðkomandi í sjúkraskrá skjólstæðings.
  Viðskiptavinir
  Við skráum upplýsingar um viðskiptavini í rekstrar- og bókhaldslegum tilgangi.